Standortverlagerung
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Standortverlagerung barrierefrei und inklusiv gestalten
Eine Standortverlagerung erfordert die frühzeitige Berücksichtigung inklusiver Anforderungen. Barrierefreiheit, Orientierungshilfen, Kommunikationszugänge und ergonomische Arbeitsplatzgestaltung müssen systematisch eingeplant werden. Ziel ist die uneingeschränkte Teilhabe aller Mitarbeitenden am neuen Standort. Durch die Integration inklusiver Standards wird die Arbeitsumgebung funktional, sicher und zugänglich für Menschen mit unterschiedlichen Bedürfnissen gestaltet.
Leistungsumfang
Damit ist gemeint, dass bestimmte einfache Dienstleistungen im FM – wie interne Postverteilung, Botengänge, einfache Hilfsdienste – durch inklusive Mitarbeiter (z.B. Menschen mit Behinderung aus einer Werkstatt oder entsprechende Integrationskräfte) erbracht werden. Viele Unternehmen kooperieren mit Inklusionsfirmen, die z.B. Poststellen betreiben oder Konferenzservice liefern. Im Altstandort gab es vermutlich eine solche Kooperation: z.B. 2–3 Mitarbeiter mit Handicap sortierten die Eingangspost, verteilten sie in Haus, holten Ausgangspost ab, erledigten Botengänge und halfen bei Bedarf (z.B. Besorgungen, kleinere hauswirtschaftliche Aufgaben). Der Neubau soll dieses Konzept weiterführen – vielleicht mit dem gleichen Partner – und ggf. ausbauen (Hotelstandard könnte beinhalten, dass Getränke in Meetingräumen aufgefüllt werden, oder ein interner Kurierdienst für Dokumente, was solche Kräfte übernehmen könnten).
Kostenansatz Alt vs. Neu: Nehmen wir an, alt wurden rund 100.000 € im Jahr dafür aufgewendet (z.B. Entgelt an die Inklusionsfirma). Im Neubau soll das fortbestehen, Umfang ähnlich – evtl. leicht gesteigert, wenn man zusätzlichen Service implementiert, aber dafür effizientere Wege (kompakteres Gebäude erleichtert Posttour). Wir veranschlagen wiederum 100.000 € pro Jahr im Neubau. Die Veränderung dürfte minimal sein, eventuell plus/minus 10%, was wir hier nicht gesondert ansetzen.
Maßnahmen Altstandort
Anpassung der Postrouten: Mit sinkender Belegschaft nimmt das Postvolumen ab. Die inklusiven Mitarbeiter müssen weniger ausliefern – vielleicht reduziert man die Touren (statt zweimal täglich nur noch einmal).
Keine Entlassung: Ideal ist, die Kräfte werden weiterbeschäftigt und auf den neuen Standort vorbereitet, statt sie schon im Altwerk abzuziehen. Möglicherweise werden sie sogar im Altwerk erst mal weiter voll eingesetzt bis zum Schließen, damit sie Routine behalten. Da der Dienst meist pauschal bezahlt wird, ändert sich am Kostenblock nichts sofort. Wenn doch, könnte man in letzten Monaten eine Person weniger einsetzen falls Überkapazität. Diese könnte evtl. schon im Neubau reinschnuppern.
Abschlussphase: In den allerletzten Tagen fällt kaum noch Post an; die inklusiven Mitarbeiter könnten dann beim Räumen helfen (z.B. Restmaterial sortieren). Hier zeigt sich die Flexibilität solcher Hilfskräfte.
Maßnahmen Neubau
Frühzeitige Integration: Zum Start im Neubau sind die inklusiven Mitarbeiter idealerweise schon vor Ort, um z.B. beim Einrichten der Poststelle zu helfen. Spätestens wenn erste Abteilungen umziehen, müssen sie dort die Postlogistik aufnehmen.
Neue Routen & Aufgaben: Im neuen Gebäude wird eine Poststelle eingerichtet (ggf. zentral an der Lobby). Die Mitarbeiter lernen die neuen Wege, die Tour ist vermutlich kürzer (kompaktes Gebäude statt weitläufiges Gelände). Evtl. können sie deshalb zusätzlich Aufgaben übernehmen, wie das tägliche Bestücken von Teeküchen mit Obst etc., um dem „Hotelstandard“ gerecht zu werden (sofern vorgesehen). Diese Ausweitung erhöht den Nutzen, aber nicht unbedingt die Kosten, da es im bisherigen Vertrag enthalten sein kann oder minimal mehr.
Fortführung der Inklusionspartnerschaft: Das Mobilisieren der inklusiven Kräfte zum neuen Arbeitsort ist wichtig – vielleicht wird Transport organisiert (falls der neue Standort schlechter erreichbar ist, sorgt man für Fahrtservice). Dies ist Teil der hohen Unternehmenskultur.
Parallelbetrieb & Mehrkosten
Während des Umzugs werden wahrscheinlich beide Standorte parallel mit Postdiensten versorgt. Das kann bedeuten, dass kurzfristig entweder das Team aufgesplittet wird (ein Teil bedient Alt, ein Teil Neu) oder – falls Team klein – man an einem Tag Alt, am nächsten Neu bedient. Realistischer: Man erhöht vorübergehend die Stunden, damit zwei Touren gefahren werden können. Das verursacht geringfügige Mehrkosten, aber möglicherweise springt hier der Integrationsdienst flexibel ein. Da wir alt=neu 100k angesetzt haben, macht das rechnerisch 100k für ein Jahr, egal was. Im 12-Monate-Paralleljahr sind es ~100k, im 18 Monate ~150k. Mehrkosten an sich sehen wir keine – eventuell eher Mehraufwand ohne Mehrkosten, wenn der Dienstleister denselben Preis hält und einfach seine Leute anders aufteilt. Falls doch Zusatz berechnet würde, wäre der gering. Wir belassen es bei 0 € Mehrkosten, da inklusiver Dienst oft pauschal oder mit Fördermitteln läuft, die Übergangsaufwand puffern.
| Inklusive Arbeit (Post/Hilfsdienste) | Annahmen (Kostenbasis) | Maßnahmen (Alt ➔ Neu) |
|---|---|---|
| Kosten Altbestand | ca. 100.000 €/Jahr (externe Inklusionsfirma für Postverteilung/Botengänge) | Touren reduziert mit weniger Personal am Ende, aber Partnerschaft bleibt aktiv; inkl. MA bleiben beschäftigt bis zum Schluss. |
| Kosten Neubau | ca. 100.000 €/Jahr (gleicher Leistungsumfang, ggf. leicht erweiterter Service) | Übernahme des Teams ins neue Gebäude; Poststelle neu eingerichtet; ggf. zusätzliche Dienste (Konferenzbetreuung) ohne großen Mehrpreis. |
| Kosten Parallelbetrieb 12 Monate | ≈ 100.000 € (Jahr) | Dienst wird parallel an beiden Orten erbracht – der Integrationsdienstleister teilt Personal auf, Gesamthonorar bleibt ähnlich. |
| Kosten Parallelbetrieb 18 Monate | ≈ 150.000 € (1,5 Jahre) | Längere doppelte Versorgung, aber Vertrag likely linear über Zeit. |
| Mehrkosten durch Parallelbetrieb | 12 Monate: 0 €18 Monate: 0 € | Keine Mehrkosten – Kosten bleiben konstant, Leistungen werden nur örtlich verlagert. Ggf. minimaler Mehraufwand wird intern ausgeglichen. |