Prozessoptimierung im inklusiven Arbeitsumfeld

In welchen Prozessen (z. B. Personalgewinnung, Onboarding, Projektmanagement, Kundenkontakt) tauchen Hürden für Menschen mit bestimmten Einschränkungen auf?

Methode: Interviews, Fokusgruppen mit Beteiligten (insbesondere Betroffenen), Prozessmapping.

Informationsverarbeitung: Formulare, Anträge, Tools nur in komplexer Sprache, unklare Strukturen oder ohne Screenreader-Unterstützung.

Kommunikation: Meetings oder Schulungen ohne Gebärdensprachdolmetscher, ohne Untertitel, ohne einfache Sprache.

Zugangskontrollen: Flure, Türen oder digitale Plattformen, die nicht barrierefrei bedienbar sind.

Hierarchische Prozesse, die nur in Präsenzmeetings stattfinden (schwierig für Remote- oder mobilitätseingeschränkte Personen).

Fehlende Sensibilität auf Führungsebene kann dazu führen, dass Barrieren übersehen oder marginalisiert werden.

Neben den herkömmlichen Optimierungszielen (Kosten, Zeit) sollten explizit Inklusionsfaktoren definiert werden (z. B. Anzahl barrierefreier Workflows, geringere Fehleranfälligkeit für Screenreader-Nutzung).

Einfließen in Prozesskennzahlen und -reports (z. B. „Accessible compliance rate“).

Betroffene selbst (z. B. Mitarbeitende mit Behinderungen, Vertreter*innen von Selbsthilfe- oder Diversity-Gruppen) aktiv in Workshops und Projektteams einbinden.

Kontinuierliche Feedbackschleifen (z. B. nach einem Pilottest) verhindern, dass Neuerungen an Realitäten vorbeigehen.

Einfache, digitale Workflows, die barrierefrei sind (Browser- und Screenreader-tauglich, keine überladenen Klickstrecken) entlasten Mitarbeitende.

Automatisierte Schnittstellen für Datenübertragung minimieren manuelle Aufgaben und Fehlerquellen, was allen zugutekommt.

Prozesse nicht starr, sondern modular gestalten, damit unterschiedliche Bedürfnisse (z. B. mehr Zeit für Ausfüllungen, alternative Kommunikationskanäle) berücksichtigt werden können.

Optionen für Wahl zwischen Online- oder Vor-Ort-Verfahren, zwischen Text oder Video, zwischen standardisierter oder vereinfachter Sprache.

Prozessverantwortliche und Teams sollten geschult sein in barrierefreiem Design, verständlicher Sprache und inklusiver Meetingkultur.

„Accessibility by Design“ als Leitmotiv, damit neue Tools und Abläufe von Anfang an nutzer*innenorientiert entwickelt werden.

Start mit ausgewählten Abläufen (z. B. Bewerbungsprozess, Onboarding, Buchungsabläufe), in denen hoher Bedarf oder großes Optimierungspotenzial besteht.

Evaluation durch Nutzerfeedback und ggf. Audits, anschließend Roll-out auf weitere Prozesse.

Mögliche Kennzahlen: Bearbeitungszeiten, Barrierefreiheitsquote digitaler Dokumente, Zufriedenheitsumfragen, Anzahl gemeldeter Beschwerden.

Qualitätssicherung durch regelmäßige Testläufe mit assistiven Technologien, z. B. Screenreader oder Tastaturnavigation.

Transparenter Umgang mit Zielen, Fortschritten und Hindernissen.

Erfolgsgeschichten oder Best Practices (z. B. wenn ein bisher kompliziertes Antragsverfahren nun barrierefrei und einfach nutzbar ist) motivieren das Team.

Dokumentieren der neuen Standards in Richtlinien oder in einem Inklusionsleitfaden.

Kontinuierliche Pflege: Bei jeder Prozessänderung oder IT-Aktualisierung abfragen, ob inklusionsrelevante Aspekte berücksichtigt werden.

Werden Prozesse inklusiv optimiert, fördert dies die Wertschätzung, macht Hürden transparent und führt zu besseren Teamdynamiken.

Inklusives Prozessdenken verankert eine Offenheit für Diversität in der gesamten Organisation.

Höhere Attraktivität als Arbeitgeber und Dienstleister: Fachkräfte mit Behinderungen oder diverse Kundengruppen fühlen sich angesprochen.

Innovation: Viele Ideen zur Prozessvereinfachung verbessern auch für andere Nutzende (z. B. Kunden, Lieferanten) die Effizienz.

Erfüllung gesetzlicher Anforderungen (z. B. Barrierefreiheitsstärkungsgesetze, UN-BRK) und Reduzierung von Reputationsrisiken.

Aktiv gelebte Inklusion strahlt positiv in die Öffentlichkeit und erfüllt CSR-Ziele.

Inklusion ist kein Endzustand, sondern ein permanenter Entwicklungsprozess, der neue Technologien und gesellschaftliche Entwicklungen einbezieht.

Regelmäßiges Updaten von Prozessen bei Veränderungen (z. B. Neue Tools, veränderte Arbeitsmodelle, Diversity-Ziele) hält die Organisation flexibel und zukunftsfähig.