Die anweisende Dokumentation ist ein wesentliches Instrument, um Inklusion in einer Organisation nachhaltig umzusetzen und zu sichern. Sie stellt klar strukturierte, verbindliche Vorgaben und Prozesse bereit, die sicherstellen sollen, dass alle Mitarbeitenden – unabhängig von eventuellen Beeinträchtigungen oder besonderen Bedürfnissen – gleichberechtigt arbeiten und am organisationalen Geschehen teilhaben können. Eine anweisende Dokumentation ist das Rückgrat einer nachhaltig inklusiven Organisation. Sie legt strukturiert und verbindlich fest, wie und wann Inklusions- und Barrierefreiheitsaspekte zu berücksichtigen sind, wer wofür verantwortlich ist und wie kontinuierliche Verbesserungen stattfinden können. Gerade im betrieblichen Alltag stellt sie sicher, dass Maßnahmen nicht nur auf dem Papier stehen, sondern in konkreten Prozessen, Richtlinien und Handlungen sichtbar und wirksam werden. So wird Inklusion zum integralen Bestandteil der organisatorischen DNA – und nicht bloß zur freiwilligen Zusatzaufgabe.
Eine anweisende Dokumentation (z. B. Richtlinien, Handbücher, Betriebsanweisungen) legt fest, wie inklusive Praktiken, Abläufe und Arbeitsweisen im Alltag umzusetzen sind.
Das vermeidet Missverständnisse und schafft Klarheit darüber, was in welchen Situationen zu tun ist, etwa bei barrierefreien Veranstaltungsorganisationen oder digitaler Barrierefreiheit.
Rechtliche und normative Absicherung
Mit einer klaren Dokumentation werden die Einhaltung von Gesetzen (z. B. AGG, UN-BRK) und Normen (z. B. DIN 18040, WCAG) belegt.
Im Konflikt- oder Prüfungsfall (z. B. durch Behörden, Prüforgane) lässt sich nachweisen, dass die Organisation ihren Sorgfaltspflichten nachkommt.
Fundament für Kulturwandel
Inklusion ist nicht nur ein einzelner Akt, sondern ein kontinuierlicher Prozess. Anweisende Dokumentationen setzen diesen Prozess strukturell fest und verankern ihn in der Organisation.
Sie dienen als Grundlage für Schulungen, Sensibilisierung und langfristige Weiterentwicklung der Kultur und Prozesse.
Grundsätze und Leitlinien
Definition von Inklusion und Barrierefreiheit in der Organisation: Was versteht man unter diesen Begriffen, welche Ziele werden verfolgt?
Grundwerte, z. B. „Niemand soll aufgrund einer Behinderung oder Einschränkung benachteiligt werden“, „Wir schaffen angemessene Vorkehrungen“.
Prozesse und Handlungsanweisungen
Arbeitsplatzgestaltung: Vorgaben für barrierefreie Möbel, Hard- und Software, IT-Zugänge.
Veranstaltungsmanagement: Checklisten für barrierearme Locations, Gebärdensprachdolmetschung, Leichte Sprache etc.
Kommunikation und Medien: Wie werden Dokumente barrierefrei erstellt, wie werden Videos untertitelt, wie ist die Unternehmenssprache gestaltet?
Rollen und Zuständigkeiten
Benennung Verantwortlicher (z. B. Inklusionsbeauftragte, Führungskräfte, HR).
Klare Festlegung, wer Entscheidungen trifft, wer bei Problemen oder Beschwerden ansprechbar ist, und wer etwa bei erforderlichen Anpassungen zuständig ist.
Notfall- und Eskalationsregeln
Vorgehen, wenn jemand eine Barriere meldet (z. B. kaputter Aufzug, unzugängliche Software).
Prozess, wenn kurzfristige Anpassungen nötig sind (z. B. mobile Rampe, alternative Arbeitsformen).
Kontinuierliche Verbesserung
Verfahren für regelmäßige Überprüfungen (Audit, Feedback, Revision).
Ggf. Dokumentation von Kennzahlen (z. B. Anzahl gemeldeter Barrieren, Zeit bis zur Behebung), um Fortschritt zu messen.
Interdisziplinäres Vorgehen
Einbindung von Betroffenen (z. B. Mitarbeitende mit Behinderung), Fachabteilungen (HR, IT, FM), Betriebsrat und ggf. externen Experten (Barrierefreiheitsberatung).
Gemeinsame Workshops oder Arbeitsgruppen können sicherstellen, dass alle relevanten Aspekte berücksichtigt werden.
Struktur und Sprache
Eine klare, einfache Sprache (Leichte Sprache für zentrale Dokumente oder Zusammenfassungen) erhöht die Zugänglichkeit.
Kapitel in logischer Reihenfolge (z. B. Einführung, Prozesse, Zuständigkeiten), Einsatz von Beispielen, Praxistipps und Checklisten.
Format und Zugänglichkeit
Die Dokumentation selbst muss barrierefrei gestaltet sein (z. B. PDF nach PDF/UA-Standard, screenreader-taugliches Webformat).
Eventuell zusätzliche Formate: Gebärdensprachvideos, Audio-Fassungen oder Braille-Übersetzungen, je nach Bedarf.
Offizielle Freigabe und Kommunikation
Ggf. Unterschrift durch Geschäftsleitung oder Beirat, um Verbindlichkeit zu verdeutlichen.
Bekanntmachen in der gesamten Organisation über Kanäle (Intranet, E-Mail, Aushänge, Schulungen etc.).
Schulungen und Unterweisungen
Einführung neuer Mitarbeitender in die inklusiven Standards; regelmäßige Weiterbildungen für bestehende Teams.
Integration in das Qualitätsmanagement oder Onboarding-Prozesse, damit das Wissen aktiv gelebt wird.
Laufende Überprüfung und Audit
Prüfen, ob die anweisenden Vorgaben tatsächlich befolgt werden (z. B. bei Projekten, Veranstaltungen, Produkteinführungen).
Inklusionsbeauftragte oder interne Auditoren können stichprobenartige Kontrollen durchführen, Feedback sammeln und Verbesserungsbedarf melden.
Aktualität und Dynamik
Bei Gesetzesänderungen, neuen Technologien oder Rückmeldungen aus dem Kreis der Betroffenen: die Dokumentation anpassen.
Ein Versionsmanagement (z. B. „Version 1.2, Stand 2024“) hält den Entwicklungsprozess nachvollziehbar.
Reaktionsfähigkeit
Wenn Probleme auftauchen (z. B. unzugängliche Webanwendung, Barriere im Gebäude), sollte ein klarer Eskalations- und Problemlösungsprozess greifen, der in der Dokumentation beschrieben ist.
Schnelles Handeln zeigt, dass die Organisation ihr Wort ernst nimmt.
Verlässliche Prozesse
Mit einer anweisenden Dokumentation herrscht Klarheit über das „Wie“ von inklusiven Vorgaben. Das fördert Einheitlichkeit, reduziert Fehler und bewahrt Ressourcen.
Anfragen oder Beschwerden können anhand festgelegter Prozesse schneller bearbeitet werden.
Verbesserung der Organisationskultur
Mitarbeitende erleben Inklusion als fester Bestandteil der betrieblichen Realität, was das Zusammengehörigkeitsgefühl stärkt und Vertrauen schafft.
Eine gut dokumentierte Inklusionspraxis sendet ein starkes Signal nach außen (z. B. bei Bewerber*innen, Kundschaft).
Langfristige Festigung von Inklusion
Auch bei Personalwechsel oder in Krisenzeiten bleibt durch Dokumentation das Wissen erhalten und Maßnahmen werden weitergeführt.
Neue Ideen und Best Practices können fortwährend eingepflegt werden, sodass Inklusion nicht stagniert, sondern sich weiterentwickelt.
Rechts- und Normenkonformität
Einhaltung von Antidiskriminierungsgesetzen, Arbeitsstättenverordnungen und internationalen Vorgaben (z. B. UN-Behindertenrechtskonvention) ist leichter zu belegen.
Im Konfliktfall (z. B. Beschwerde, Klage) dient die anweisende Dokumentation als Nachweis, dass die Organisation ihrer Fürsorgepflicht nachkommt.
